Mijają trzy lata od kiedy do znajdującego się w kodeksie cywilnym katalogu form czynności prawnych dodana została nowa forma – forma dokumentowa. Czym właściwie jest forma dokumentowa i co się zmieniło wraz z jej wprowadzeniem? Czy teraz już nie musimy się zastanawiać czy umowa zawarta przez e-mail jest ważna?
Zgodnie z brzmieniem art. 772 Kodeksu cywilnego, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dalej kodeks definiuje czym właściwie jest ów „dokument” – jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Trzeba przyznać, że definicja ta nie brzmi jak coś, co ma nam ułatwić życie – a taki z pewnością był zamysł jej twórców. Spróbujmy więc przeanalizować, co właściwie autor miał na myśli.
Do zachowania formy dokumentowej przy zawieraniu umowy niezbędne jest spełnienie następujących warunków:
- Zostało złożone oświadczenie woli (przez wszystkie strony umowy)
- Oświadczenia woli zostały złożone w postaci dokumentu – nośnika z informacją, z którą można się zapoznać
- Możliwe jest ustalenie, kto złożył oświadczenie
Zostało złożone oświadczenie woli (przez wszystkie strony umowy)
Za oświadczenie woli należy uznać każde zachowanie człowieka, z którego w sposób dostateczny wynika, że człowiek ten chciał zawrzeć daną umowę. Wola zawarcia umowy może być wyrażona w zasadzie w dowolny sposób. Wystarczające jest, aby druga strona umowy rozumiała, że taka wola istnieje. Zachowanie to powinno być więc:
- zrozumiałe – tak, aby druga strona umowy mogła odczytać, co jej kontrahent miał na myśli (dające się odczytać pismo, zrozumiała mowa, gesty, a czasami nawet milczenie);
- swobodne – nie może być wywołane przymusem czy groźbą ani być podjęte w stanie braku świadomości lub swobody (np. pod stanie hipnozy);
- złożone na serio, czyli z rzeczywistym zamiarem wywołania skutków prawnych (w tym przypadku – zawarcia umowy).
W przypadku umowy zawartej przez e-mail oceniana będzie przede wszystkim możliwość odczytania treści maila (odpowiednia czcionka, język). W przypadku wystąpienia wątpliwości może pojawić się też konieczność zbadania swobody i intencji autorów oświadczeń.
Oświadczenia woli zostały złożone w postaci dokumentu – nośnika z informacją, z którą można się zapoznać
W tym punkcie mamy właściwie klucz do zrozumienia definicji formy dokumentowej. Dokument to nośnik – nie tylko tradycyjny papier, ale też np. nośniki informatyczne (twardy dysk komputera, serwer np. poczty elektronicznej, płyty CD, DVD, dysk przenośny, pendrive, macierz, dyskietka, płyta Blu-ray czy tzw. chmura obliczeniowa, umożliwiająca odtworzenie informacji). Warunkiem jest jedynie, aby nośnik ten zawierał jakąkolwiek informację. Ponadto musi istnieć sposób na zapoznanie się z tą informacją.
Co to oznacza w praktyce?
Dokumentem może być naturalnie tradycyjna kartka papieru zapisana postanowieniami umowy. Mamy tu nośnik (papier), mamy informację (postanowienia umowy utrwalone za pomocą pióra czy komputera) i mamy sposób jej odtworzenia (czytanie).
Dokumentem może być płyta CD, na której treść umowy została nagrana. Znowu mamy nośnik (płyta CD), informację (postanowienia umowy „wypalone” na płycie) i sposób odtworzenia (odczytanie dokumentu na ekranie komputera po włożeniu płyty do stacji dysków).
Dokumentem może być serwer poczty elektronicznej, jeżeli umowa została zawarta przez e-mail. Treść umowy utrwaloną na serwerze możemy bowiem bez problemu odczytać logując się na odpowiednie konto poczty elektronicznej.
Dokument nie musi być spisany. Może to być też na przykład pendrive z nagraną rozmową, podczas której rozmówcy na coś się umówili. Wystarczy, że jest możliwość odsłuchania nagrania. W zasadzie nie musi to być nawet pendrive czy inny trwały nośnik. Często wystarczające będzie posiadanie linku umożliwiającego odtworzenie nagrania. (Wówczas nośnikiem będzie serwer.)
Kodeksowa definicja dokumentu jest bardzo szeroka. Przykłady można byłoby długo wymieniać. W praktyce pewnie pojawią się takie, o jakich ustawodawca nawet nie pomyślał. I to jest duży plus wprowadzenia formy dokumentowej. Jednocześnie jednak trzeba pamiętać o ryzyku nadużyć i konieczności dokładnego badania autentyczności przedstawianych dokumentów.
Możliwe jest ustalenie, kto złożył oświadczenie
Często już z treści dokumentu wynika, kto złożył dane oświadczenie woli. Tak będzie na przykład w przypadku własnoręcznie podpisanej umowy na piśmie. Może jednak być też tak, że ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie będzie wymagało podjęcia jakichś działań. Jako przykład można podać konieczność ustalenia tożsamości osoby składającej oświadczenie woli przez zapoznanie się z numerem telefonu, z którego nadana została wiadomość tekstowa (tzw. SMS) czy danymi konta na portalu społecznościowym. W przypadku umowa zawartej przez e-mail koniecznie będzie ustalenie adresów poczty elektronicznej i osób, które posiadają te adresy.
W świetle opisanych powyżej regulacji nie ulega wątpliwości, że umowa zawarta przez e-mail to jak najbardziej ważna i wiążąca umowa. Dodatkowo od pewnego czasu nie jest to już tylko umowa zawarta w formie innej niż pisemna. Obecnie kodeks przewiduje dla tego typu umów (sporządzonych w formie dokumentowej) konkretne regulacje.