👉 Jesteś psychologiem/psychoterapeutą i chcesz zacząć działać na większą skalę?
👉 Chcesz połączyć siły z innym terapeutą, aby wspólnie otworzyć poradnię?
👉 A może nie masz wykształcenia psychologicznego, ale chcesz stworzyć placówkę świadczącą usługi psychologiczne lub psychoterapeutyczne?
Niezależnie od tego, na które pytanie Twoja odpowiedź brzmi “tak” (a nawet jeśli Twoja historia jest jeszcze inna) dobrze, abyś od początku miał/miała świadomość jakie wyzwania prawne stoją przed Tobą w związku z planowaną działalnością.
Jest kilka obszarów, które są szczególnie istotne:
- Jaką formę prawną wybrać?
- Czy muszę zarejestrować podmiot leczniczy?
- Na co zwracać uwagę przy wyborze lokalu?
- Jak przygotować umowy z personelem?
- Jakie dokumenty warto mieć w poradni (regulamin, zgody, umowy na zajęcia grupowe itp.)
- Jak skutecznie zadbać o ochronę danych osobowych?
- Jak wdrożyć standardy ochrony małoletnich?
1. Jaką formę prawną wybrać
Nie ma żadnych ograniczeń co do formy prawnej poradni psychologicznej. Możesz prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, ale możesz też założyć spółkę. Przed wybraniem formy prawnej, która będzie dla Ciebie najlepsza zastanów się, na czym najbardziej Ci zależy – ograniczeniu odpowiedzialności? zmniejszeniu kosztów? optymalizacji podatkowej?
Na tym etapie mogę Ci pomóc poprzez:
✔️konsultacje dotyczące różnic pomiędzy różnymi formami prowadzenia działalności,
✔️przygotowanie dokumentów niezbędnych do zarejestrowania spółki,
✔️działanie w Twoim imieniu (jako pełnomocnik) w procesie zakładania działalności lub rejestrowania spółki.
2. Czy muszę zarejestrować podmiot leczniczy
Jeżeli planujesz zatrudniać lekarza (np. psychiatrę), pielęgniarkę lub fizjoterapeutę, prawdopodobnie niezbędne będzie zarejestrowanie podmiotu leczniczego. W innych przypadkach – jeżeli w skład personelu poradni wejdą np. tylko psychologowie, psychoterapeuci, logopedzi – nie będziesz mieć takiego obowiązku.
Na tym etapie mogę Ci pomóc poprzez:
✔️ustalenie czy musisz rejestrować podmiot leczniczy,
✔️przygotowanie dokumentów niezbędnych do zarejestrowania podmiotu leczniczego,
✔️działanie w Twoim imieniu (jako pełnomocnik) w procesie rejestrowania podmiotu leczniczego.
3. Na co zwracać uwagę przy wyborze lokalu
Jeżeli Twoja poradnia nie będzie podmiotem leczniczym, Twój lokal nie musi spełniać restrykcyjnych wymagań. Jeżeli będziesz prowadzić działalność jako podmiot leczniczy, wymogów dotyczących lokalu będzie więcej.
Na pewno musisz wywiązywać się z obowiązków, jakie przepisy prawa budowlanego nakładają na pomieszczenia przeznaczone na pobyt ludzi.
Na tym etapie mogę Ci pomóc poprzez:
✔️ustalenie jakie warunki musi spełniać lokal poradni,
✔️sprawdzenie albo przygotowanie umowy najmu lokalu.
4. Jak przygotować umowy z personelem
Personel jest Twoim najważniejszym “zasobem”. Oczywiście priorytetem jest zatrudnienie jak najlepszych specjalistów. Jednocześnie jednak ważne jest, aby od początku dobrze ułożyć Wasze relacje. Bardzo pomocne jest przygotowanie umów, które z jednej strony będą zabezpieczać Twoje interesy, ale z drugiej pokażą specjalistom, że jesteś uczciwym partnerem biznesowym.
Na tym etapie mogę Ci pomóc poprzez:
✔️przygotowanie wzorów umów o pracę, zlecenia, B2B,
✔️sprawdzenie wzorów umów, które posiadasz,
✔️udział w negocjowaniu umów.
5. Jakie dokumenty warto mieć w poradni
Przed przygotowaniem dokumentów musisz ustalić jakie usługi będą świadczone w poradni, w jakiej formie, dla kogo, jak będziesz zorganizowany system rezerwacji wizyt i płatności, czy będą zajęcia grupowe itp. itd.
Dopiero po uporządkowaniu tych kwestii można przystąpić do przygotowywania dokumentów. Ich forma i treść będzie różna – w zależności do tego co i jak planujesz robić. Praktycznie zawsze trzeba będzie jednak przygotować regulamin (zasady współpracy), wzory zgód, informację RODO, dokumenty na stronę internetową.
Zadbaj o to, aby dokumenty były nie tylko zgodne z prawem, ale też efektywne, tzn. aby pozwalały Ci zaoszczędzić czas, zminimalizowały straty finansowe i dały poczucie bezpieczeństwa.
Nawet najlepsze dokumenty nic nie dadzą, jeżeli nie zostaną odpowiednio przyjęte. Dlatego bardzo ważne jest stworzenie “ścieżki pacjenta”, czyli zaplanowanie co podpisuje pacjent (albo rodzic), na jakim etapie, w jakiej formie itp.
Na tym etapie mogę Ci pomóc poprzez:
✔️konsultację, podczas której ustalimy, jakich dokumentów potrzebujesz,
✔️przygotowanie dokumentów – dostosowanych do Twojej poradni,
✔️zaplanowanie “ścieżki pacjenta”.
6. Jak skutecznie zadbać o ochronę danych osobowych
O ochronie danych osobowych musisz pamiętać od samego początku – już na etapie rekrutacji personelu. Musisz informować kandydatów, a potem członków personelu, pacjentów, kontrahentów itp. o tym, jak przetwarzasz ich dane osobowe.
Jednocześnie od początku musisz zadbać, aby dane osobowe, które zbierasz były u Ciebie bezpieczne. Chodzi tu zarówno o zabezpieczenia techniczne (np. zamykane szafy na dokumenty papierowe, hasła na komputerach), jak organizacyjne (np. przekazywanie danych tylko osobom, które mają do tego odpowiednie upoważnienie).
Na tym etapie mogę Ci pomóc poprzez kompleksowe wdrożenie RODO. Obejmuje ono:
✔️przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa danych (sprawdzamy jakie dane przetwarzasz, w jakich procesach, przy wykorzystaniu jakich zasobów itp. oraz czy robisz to bezpiecznie),
✔️przygotowanie procedur (polityka bezpieczeństwa, wzór upoważnienia i umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, rejestr czynności przetwarzania, rejestr upoważnień, rejestr powierzeń, rejestr naruszeń),
✔️przygotowanie informacji RODO dla różnych podmiotów (do rekrutacji, do umów współpracy itp.),
✔️przeszkolenie personelu.
7. Jak wdrożyć standardy ochrony małoletnich
Jeżeli w poradni będziesz świadczyć usługi dla małoletnich, musisz wdrożyć odpowiednie procedury zapewniające im bezpieczeństwo.
Na tym etapie mogę Ci pomóc poprzez:
✔️przygotowanie procedur, z uwzględnieniem instrukcji dotyczącej weryfikowania kandydatów do pracy z małoletnimi,
✔️przeszkolenie personelu.
Jeżeli chcesz porozmawiać i dowiedzieć się więcej albo jeżeli wiesz już, jakiej pomocy potrzebujesz, napisz do mnie na adres aneta@liszewskamadra.pl – umówimy się na spotkanie i podejmiemy decyzje, co do dalszej współpracy.