Jeżeli jesteś początkującym psychologiem albo planujesz rezygnację z etatu i przejście “na swoje” na pewno masz wiele pytań i wątpliwości dotyczących tego jak otworzyć własny gabinet psychologiczny. Bardzo mnie cieszy, kiedy podczas rozmowy z klientem słyszę, że umówił się na konsultację, bo chce od początku działać zgodnie z prawem. Świadczenie usług psychologicznych jest trudną pracą, angażującą dużo czasu i energii i na pewno łatwiej działać, kiedy gdzieś z tyłu głowy nie pojawia się stres związany z formalnościami, procedurami, RODO itp.
Każdy klient ma inną historię i na inne kwestie kładzie nacisk. Są jednak tematy, które poruszamy praktycznie podczas każdej konsultacji.
W tym tekście wskazałam najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości. Oczywiście nie zostawiłam ich też bez odpowiedzi 🙂
Jakie są formalności związane z otwieraniem gabinetu?
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów, prawo wykonywania zawodu psychologa powstaje z chwilą dokonania wpisu na listę psychologów Regionalnej Izby Psychologów. Do tej pory jednak żadna taka regionalna izba nie powstała. Formalnie więc, żaden psycholog w Polsce nie ma prawa wykonywania zawodu wynikającego z ustawy, a tzw. usługi psychologiczne może teoretycznie świadczyć każdy.
W praktyce jednak posiadanie wykształcenia psychologicznego ma istotne znaczenie z punktu widzenia tajemnicy zawodowej, ochrony danych osobowych czy zwolnienia z VAT. Osoby, które nie mają kierunkowego wykształcenia, nie powinny też pisać, że są psychologami, bo to może wprowadzać w błąd. W takim przypadku trzeba dokładnie opisać, na czym polega świadczona usługa.
Żeby otworzyć gabinet psychologiczny trzeba więc jedynie zdecydować w jakiej formie prawnej będzie prowadzona działalność (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, działalność nierejestrowana) i dopełnić formalności z tym związanych (np. rejestracja w CEIDG lub KRS). Nie ma żadnych prawnych ograniczeń co do tego w jakiej formie mogą być świadczone usługi psychologiczne.
Jak otworzyć gabinet w wynajmowanym lokalu?
Lokal, w którym będzie prowadzony gabinet psychologiczny nie musi spełniać jakichś szczególnych warunków. Można to robić w wydzielonej części własnego domu czy mieszkania, jak też w wynajmowanym lokalu.
W przypadku wynajmowania lokalu na gabinet trzeba dopilnować, aby w umowie było wyraźnie wskazane, że możemy prowadzić w lokalu tę konkretną działalność.
Inne ważne kwestie, na które warto zwrócić uwagę:
- zasady płatności czynszu – do kiedy, w jakiej formie,
- zasady płatności za media – za jakie, czy na podstawie refaktury czy umowy z dostawcami itp.,
- czy i kiedy wynajmujący może podnieść czynsz,
- jeżeli będzie umowa przewiduje kaucję – kiedy ma być wpłacona, w jakiej wysokości, kiedy wynajmujący może z niej skorzystać
- okres na jakie zostaje zawarta umowa i możliwość jej wypowiedzenia przez obie strony,
- jeżeli w lokalu ma zostać przeprowadzony remont warto ustalić, na jakie prace nie jest wymagana zgoda wynajmującego oraz co stanie się z ulepszeniami po zakończeniu najmu (czy wynajmujący będzie zwracał koszt remontu, przynajmniej częściowo).
W umowie powinny być też uregulowane wszystkie dodatkowe prawa i obowiązki stron, np. jeżeli chcesz powiesić jakąś tabliczkę o swojej działalności gdzieś w obiekcie to też powinno to być uwzględnione w umowie.
Jakie dokumenty powinien podpisać pacjent?
Z mojego doświadczenia wynika, że wielu psychologów jak ognia boi się przedstawiania pacjentom jakichkolwiek dokumentów do podpisania. Są też jednak tacy, którzy chcą mieć wszystko kompleksowo zorganizowane i ustalenie. Dużo zależy od nurtu, w jakim pracuje dany psycholog, ale też od osobistych doświadczeń.
Pierwsza ważna informacja, jaką przekazuję klientom jest taka, że nie ma obowiązku zawierania z pacjentami umowy na piśmie. Pacjent nie musi też wyrażać zgody na przetwarzanie jego danych osobowych (w zakresie świadczonej usługi).
Jednak zaraz potem dodaję, że bardzo zachęcam do tego, aby z formy pisemnej całkowicie nie rezygnować. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że jeżeli zasady współpracy zostaną spisane, są bardziej konkretne i łatwiej się do nich odnieść. Poza tym często pozwalają one uniknąć ewentualnego sporu co do dokonanych ustaleń.
Z mojego doświadczenia wynika, że w praktyce bardzo dobrze funkcjonują w gabinetach psychologicznych regulaminy, których część stanowią klauzule informacyjne o przetwarzaniu danych osobowych. Pacjent zapoznaje się z regulaminem na etapie rezerwowania wizyty, często jest on też omawiany podczas pierwszej konsultacji. Następnie – żeby nie tworzyć zbędnej papierologii – pacjent wypełnia kartę pacjenta, zawierającą jego podstawowe dane i oświadczenie o akceptacji regulaminu.
Jak uniknąć odwoływania wizyt w ostatniej chwili?
Dużym problemem chyba wszystkich psychologów jest to, że pacjenci często odwołują wizytę w ostatniej chwili albo po prostu się na niej nie pojawiają. Nie da się temu zaradzić w 100%. Sprawę ułatwia jednak ustalenie z pacjentem już na etapie umawiania wizyty, że jej nieodwołanie z odpowiednim wyprzedzeniem będzie skutkować obowiązkiem zapłaty. Bardzo przydatny jest tu precyzyjny regulamin.
I tutaj dwie ważne uwagi.
Po pierwsze, żeby ten system zadziałał w praktyce, najlepiej ustalić, że płatności dokonywane są z góry.
Po drugie, jeżeli ustalimy, że w przypadku nieodwołania wizyty przepada 100% uiszczonej kwoty i jakiś pacjent to zakwestionuje, istnieje duże ryzyko uznania takiego postanowienia za nieważne. Sądy już wielokrotnie uznawały za niedozwolone (a tym samym nieważne) takie postanowienia umowne, które nakładają na konsumenta (pacjenta) obowiązek dokonania pełnej płatności, w sytuacji,kiedy nie otrzymał on świadczenia wzajemnego. Bezpieczniej dać pacjentowi możliwość zwrotu przynajmniej niewielkiej części uiszczonej płatności.
Jak przechowywać dokumentację pacjentów?
To zdecydowanie jedno z bardziej istotnych pytań. Dokumentacja powstająca przy okazji konsultacji psychologicznych, chociaż nie jest typową dokumentacją medyczną, to bez wątpienia zawiera dane osobowe pacjentów. Każdy, kto przetwarza jakiekolwiek dane (chociażby je spisuje) musi je odpowiednio zabezpieczać. Jeżeli dane przechowywane są na komputerze musi być on zabezpieczony odpowiednio silnym hasłem, mieć aktualny i legalny system operacyjny, antywirusa, firewall itp. Dokumenty w formie papierowej powinny być przechowywane w szafie zamykanej na klucz, w pomieszczeniu zamykanym na klucz, do którego nie mają dostępu osoby trzecie.
Oczywiście wskazane zabezpieczenia to tylko przykłady. Wszystko zależy od konkretnych okoliczności – RODO przewiduje, że każdy administrator powinien zabezpieczać dane osobowe w sposób adekwatny do rodzaju i zakresu tych danych, ale też do swoich możliwości. O ile w przypadku danych osobowych przetwarzanych przez psychologów nie mamy wątpliwości, że są to dane o dużym znaczeniu dla osób, których dotyczą, o tyle możliwości techniczne ich zabezpieczania bywają różne.
Bardzo ważne jest przeprowadzenie audytu i sprawdzenie, co robimy dobrze, a co warto/trzeba zmienić.
Odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych oraz ustalenie konkretnych zasad dotyczących tego, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, na jakiej podstawie itp. zdecydowanie ułatwia też przestrzeganie obowiązku dochowania tajemnicy zawodowej. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego czym właściwie jest tajemnica zawodowa i w jaki sposób jej przestrzegać, zapraszam do obejrzenia nagrania webinaru:
Zdaję sobie sprawę, że powyższe pytania to jedynie niewielka część tych, z którymi musi się zmierzyć psycholog otwierający swój pierwszy gabinet psychologiczny. Niestety nie da się w jednym wpisie wyczerpać tematu formalności związanych z otwieraniem i prowadzeniem gabinetu psychologicznego. Pewnym uzupełnieniem może być wywiad, z którym można się zapoznać TUTAJ
Kwestie związane z otwieraniem i prowadzeniem gabinetu psychologicznego omówiłam bardziej szczegółowo podczas dwóch webinarów – pierwszy odbył się w czerwcu 2021 roku (Jak sprawnie i legalnie prowadzić gabinet psychologiczny: dokumenty, formalności, RODO), drugi w marcu 2022 roku (Praca psychologa a tajemnica zawodowa. Na co zwracać uwagę w codziennej działalności?) – wciąż można zapoznać się z nagraniami webinarów:
Jeżeli marzysz o własnym gabinecie psychologicznym (ale też psychoterapeutycznym, logopedycznym, dietetycznym, coachingowym), od początku chcesz działać zgodnie z prawem i chcesz mieć pewność, że poznasz odpowiedzi dotyczące Twojego konkretnego przypadku , chętnie pomogę – wyjaśnię jakie masz prawa i obowiązki, od czego zacząć, czego dopilnować. Mogę też przygotować wszystkie niezbędne dokumenty i pomóc we wdrożeniu RODO.
Zapraszam do kontaktu: aneta@liszewskamadra.pl